الگوی RACI
یک ابزار مدیریتی که نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد در یک پروژه را مشخص می‌کند.
تصور کنید در حال کار روی یک محصول دیجیتالی جدید هستید. تیم شما شامل طراحان UX، توسعه‌دهندگان، مدیران محصول و سایر متخصصان است. هر کس نقش مهمی در این پروژه بر عهده دارد. اما با افزایش پیچیدگی پروژه، مرز بین مسئولیت‌ها مشخص نیست. طراحان نمی‌دانند چه زمانی نیاز است تغییرات را اعمال کنند، توسعه‌دهندگان منتظر تصمیم‌گیری‌های UX می‌مانند و مدیران محصول در تلاشند تا همه چیز را به درستی هماهنگ کنند. این وضعیت منجر به سردرگمی، تاخیر در تحویل و نارضایتی کاربران می‌شود.
حالا فرض کنید که از همان ابتدا، نقش‌ها و مسئولیت‌ها به وضوح تعیین شده باشد. همه می‌دانند چه کاری باید انجام دهند، چه کسی تصمیم نهایی را می‌گیرد و چه کسانی باید در جریان امور قرار گیرند. این دقیقاً همان جایی است که الگوی RACI وارد عمل می‌شود. با استفاده از این الگو، می‌توانید نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به طور شفاف مشخص کرده و از هر گونه ابهام و سردرگمی جلوگیری کنید. در نتیجه، یک تیم هماهنگ، یک محصول موفق و کاربرانی که تجربه‌ای بی‌نظیر را تجربه می‌کنند، حاصل خواهد شد.
RACI چیست؟
نقش‌ها در فرآیند تیم‌ها و سازمان‌های مختلف، متفاوت است. اعضای تیم ممکن است در طول پروژه دچار ابهام شده و از خود بپرسند، چه کسی مسئول کدام وظیفه است. استفاده از نمودار RACI به تیم‌ها کمک می‌کند تا با نگاهی کلی به فرآیند، به درستی مشخص کنند چه نقش‌هایی در چه زمان‌هایی باید وارد عمل شوند.
RACI، که به عنوان ماتریس مسئولیت‌ها نیز شناخته می‌شود، به وضوح نشان می‌دهد که افراد با تخصص‌های مختلف چگونه در مراحل مختلف پروژه مشارکت دارند. این ماتریس کمک می‌کند تا مشخص شود هر فرد یا تیم چه نقشی در هر بخش از پروژه دارد.
در نمودار RACI، هر فرد یا نقش یک ستون و هر وظیفه یا مرحله پروژه یک ردیف دارد. در هر خانه از این جدول، مشخص می‌شود که هر فرد چگونه و به چه میزان در انجام آن وظیفه نقش دارد. این نقش‌ها با چهار حرف R (مسئول)، A (پاسخگو)، C (مشاوره‌دهنده)، و I (مطلع) نشان داده می‌شوند، که همین حروف با نام RACI مورد استفاده قرار می‌گیرند.
تاریخچه
ماتریس RACI، که به دهه ۱۹۵۰ برمی‌گردد، در دهه ۱۹۷۰ به نام «ماتریس تخصیص مسئولیت» شناخته شد، ابزاری است که نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای تیم در پروژه‌ها را مشخص می‌کند. این ابزار با تعیین وظایف و ساختار تیم، به سازماندهی پروژه کمک کرده و باعث می‌شود نقش اعضای تیم در موفقیت پروژه مشخص شود.
شرکت‌های بزرگی مانند eBay، Amazon، Proctor and Gamble و حتی وزارت دفاع ایالات متحده از این ابزار استفاده می‌کنند. هرچه سازمان بزرگ‌تر باشد، استفاده از RACI بهینه‌تر و موثرتر است. البته شرکت‌های کوچک‌تر و در حال رشد نیز به دلیل چالش‌هایی برای رشد سریع، از این ابزار بهره می‌برند.
نمودار RACI
در نمودار RACI، هر فرد یا نقش یک ستون و هر فعالیت یک ردیف دارد. در هر خانه از این جدول، مشخص می‌شود که هر فرد چه نقشی در انجام پروژه دارد. به عنوان مثال، در یک نمودار RACI، مدیر محصول هم مسئول و هم پاسخگو برای تعیین اهداف و نتایج است، در حالی که طراح UX و تیم‌های مهندسی باید به عنوان مشاور حضور داشته باشند. در زیر به بررسی این چهار نوع نقش پرداخته می‌شود:
-
مسئول (Responsible)
افرادی که وظایف پروژه را انجام می‌دهند. در یک پروژه ممکن است چند نفر یک وظیفه را انجام دهند. به عنوان مثال، یک پژوهشگر کاربری ممکن است مسئول اجرای تست کاربردپذیری در مرحله تکرار و بهینه‌سازی محصول باشد.
-
پاسخگو (Accountable)
پاسخگو کسی است که وظیفه بررسی نهایی و تصمیم‌گیری در مورد انجام و اتمام وظایف را بر عهده دارد. برای هر وظیفه باید یک فرد پاسخگو مشخص شود. برای موفقیت یک تیم یا پروژه، وجود پاسخگو اهمیت داشته و بدون آن، پیگیری وظایف افراد دشوار است. گاهی نیز فرد پاسخگو، وظایفی را نیز بر عهده دارد.
برای مثال، یک مدیر بخش UX ممکن است هم پاسخگو برای اتمام وظایف و هم مسئول آماده‌سازی گزارش پژوهش باشد.
-
مشاوره‌دهنده (Consulted)
مشاوره‌دهنده کسی است که در طول انجام کار، نظر و تخصص خود را ارائه می‌دهد.
این افراد می‌توانند از بخش‌های مختلف تیم باشند و بسته به مراحل توسعه محصول، نقش مشاوره‌دهنده ایفا کنند. برای مثال، در یک تست کاربردپذیری، مدیر تیم UX ممکن است از محقق تجربه کاربری بازخورد بگیرد.
-
مطلع (Informed)
مطلع، فردی است که در جریان پیشرفت کار قرار می‌گیرد. معمولا افراد زیادی به عنوان مطلع شناخته می‌شوند، مانند ذینفعان، مدیران ارشد و تیم‌های محصول که تحت تاثیر کار قرار می‌گیرند.
همچنین نقش مطلع می‌تواند شامل افرادی از بخش‌های پشتیبانی مشتری، حقوقی، عملیات، بازاریابی، منابع انسانی و حتی مدیرعامل در سازمان‌های کوچک باشند.
در ماتریس RACI، نقش‌های R (مسئول) و A (پاسخگو) باید به طور هماهنگ با هم همکاری کنند تا وظایف به بهترین شکل انجام شود. فرد مسئول (R) وظیفه انجام کار را بر عهده دارد و باید به صورت منظم با فرد پاسخگو (A) در ارتباط باشد تا از پیشرفت کار و حل مشکلات احتمالی مطمئن شود. فرد پاسخگو (A) که مسئول نهایی کار است، با ارائه بازخوردهای لازم، نقش نظارتی دارند و در نهایت، موفقیت و تکمیل کار را تأیید می‌کند. این همکاری نزدیک میان R و A تضمین می‌کند که پروژه مطابق با اهداف، به اتمام برسد.
چرا RACI اینقدر مهم است؟
ماتریس RACI، یک زبان ساده برای هماهنگی بین نقش‌ها و مسئولیت‌ها است که برای محیط‌های کاری که مبتنی بر پروژه هستند، بسیار حیاتی است.
وقتی اعضای تیم از مسئولیت‌ها و پاسخگویی‌های خود آگاه نباشند، ممکن است به مشکلاتی مانند فراموشی وظایف، اتلاف زمان و ایجاد نارضایتی در تیم منجر شود.
ایجاد یک نمودار RACI برای مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم، به ایجاد یک پروژه مشترک و هماهنگ کمک می‌کند. این کار باعث می‌شود که همه اعضای تیم هم‌نظر بوده و پروژه را در مسیر درست نگه دارند.
نقش‌های UX که می‌توان در نمودار RACI گنجاند
- طراحان محصول
- محققان UX
- طراحان UX
- نویسندگان محتوا و نویسندگان تبلیغاتی
- معماران اطلاعات
- نقش‌های مرتبط با تجربه مشتری
- مدیران UX
نمونه‌هایی از نقش‌های کلیدی که می‌توان در RACI گنجاند
- مدیران محصول
- مالکان محصول
- مهندسان
- اسکرام مسترها
- تحلیلگران کسب‌وکار
نمونه‌هایی از وظایفی که می‌توان در RACI گنجاند (گروه‌بندی شده بر اساس مرحله توسعه محصول)
-
تنظیم زمینه استراتژیک
- تعریف چشم‌انداز
- تعیین اهداف
- تعیین استراتژی و نقشه راه
-
کشف و تحقیق
- مصاحبه با کاربران
- مصاحبه با ذینفعان
- مشاهده‌های زمینه‌ای
- نقشه‌برداری
-
طراحی
- ایده‌پردازی
- ساخت پروتوتایپ
- تست کاربردپذیری
-
تحویل
- برنامه‌ریزی انتشار
- تست کنترل کیفیت (QA)
- ارائه‌ها
نمودارهای RACI بیشتر در مدیریت پروژه برای تعیین وظایف استفاده می‌شوند، اما می‌توانند در مدیریت محصول هم که بر تحویل ارزشمند محصول تمرکز دارد، به خوبی مفید باشند. این نمودارها کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که نقش‌های درست در زمان مناسبی درگیر هستند. هدف از استفاده از RACI این نیست که یک پروژه بزرگ و پیچیده را برنامه‌ریزی کنیم، بلکه هدف اصلی، کمک به تحویل مؤثر ارزش به کاربران نهایی است.
چرا و چه زمانی باید از RACI استفاده کرد؟
استفاده از نمودار RACI در فرآیند توسعه محصول می‌تواند به طور موثری از بروز مشکلات جلوگیری کند. در پروژه‌ها، اگر نقش‌ها و مسئولیت‌ها به خوبی مشخص نباشد، ممکن است مشکلات زیر به وجود بیاید:
- نقش‌های مهم نادیده گرفته شوند.
- افراد خیلی دیر درگیر کار شوند.
- اطلاع‌رسانی درباره تأثیر کارها به دیگران فراموش شود.
- اشتباه فکر کردن که چه کسی روی چه کاری کار می‌کند یا نمی‌کند.
این مسائل اغلب به صورت ناخواسته رخ می‌دهند و تیم‌ها را مجبور می‌کنند تا در مراحل بعدی زمان بیشتری را برای هماهنگی مجدد صرف کنند.
زمان مناسب برای معرفی RACI به تیم وجود دارد
- پس از جلسات بازبینی نقش‌ها یا کنار گذاشته شدن افراد.
- در آغاز یک اسپرینت جدید اسکرام، افزایش محصول، یا شروع یک پروژه جدید.
تجربه‌ها نشان داده است که استفاده از RACI به ویژه در مراحل تعیین استراتژی و برنامه‌ریزی تحقیقاتی بسیار کارآمد است. در این مراحل، نقش‌ها غالباً نادیده گرفته می‌شوند و مسئولیت‌ها به وضوح مشخص نیست. نمودار RACI می‌تواند به پرسش‌های متداولی پاسخ دهد، از جمله:
- چه کسانی در تعیین چشم‌انداز، اهداف، استراتژی و نقشه راه شرکت می‌کنند؟
- چطور می‌توانیم در اولویت‌بندی و ترتیب کارها نقش داشته باشیم؟
- آیا می‌توانیم در برنامه‌ریزی محصول مشارکت کنیم؟
- چه کسی مسئول مصاحبه با کاربران یا ذینفعان است؟
- چه کسانی باید در تحلیل رقبا و تست قابلیت استفاده شرکت کنند؟
- چه کسی کارگاه یا جلسه ایده‌پردازی را هدایت می‌کند و چه کسانی باید در آن شرکت داشته باشند؟
- چه کسی تصمیمات نهایی طراحی را می‌گیرد و چه کسانی باید نظر بدهند؟
ملاحظات نقش‌ها در مسئولیت‌ها و پاسخگویی
وقتی می‌خواهیم تعیین کنیم چه کسی در انجام یک وظیفه نقش داشته باشد، نباید فقط به عنوان شغلی افراد، نگاه کنیم. به طور کلی، افراد تیم UX بهتر است مسئولیت و پاسخگویی مربوط به تحقیقات کاربر و طراحی را به عهده بگیرند، در حالی که مدیران UX معمولاً به عنوان مشاور در این فعالیت‌ها دخیل هستند.
عوامل دیگری هم وجود دارد که باید در نظر بگیریم، مثل مهارت‌ها، روابط کاری با دیگران، آشنایی با محصول یا شرکت، میزان زمانی که در اختیار دارند و حتی میزان علاقه و انگیزه آنها.
مثلاً اگر مدیر محصولی باشد که در انجام مصاحبه مهارت دارد، ممکن است در برخی مراحل توسعه محصول، مسئولیت و پاسخگویی برای مصاحبه با کاربران یا ذینفعان را بر عهده بگیرد. اما در این حالت، یک سرپرست UX هم می‌تواند به عنوان مسئول در نظر گرفته شود، اگر با مدیر محصول در انجام مصاحبه‌ها همکاری کند، یا به عنوان مشاور عمل کند، اگر به سوالات مصاحبه کمک کند.
اگر تیم UX به خاطر محدودیت زمانی نتواند در مصاحبه‌ها حضور داشته باشد، حداقل باید برخی از اعضای تیم UX به عنوان مطلع در نمودار RACI در نظر گرفته شوند. این کار باعث می‌شود که مدیر محصول یافته‌ها و بینش‌های به دست آمده از مصاحبه‌ها را با تیم UX به اشتراک بگذارد، چون این اطلاعات برای کار آنها بسیار مهم است.
چگونه زمان مناسب برای همکاری را تشخیص دهیم
تشخیص زمان مناسب برای همکاری بسیار مهم است. وقتی مسئولیت و پاسخگویی یک وظیفه به عهده افراد مشخصی قرار داده می‌شود، این افراد باید با همکاری نزدیک، کار را به پیش ببرند. کسی که پاسخگو است، باید مطمئن شود که نقش‌های مشاوره‌دهنده و مطلع در زمان مناسب درگیر فرآیند می‌شوند.
برای مثال، اگر یک سرپرست UX مسئولیت و پاسخگویی تحقیقات اکتشافی را بر عهده داشته باشد، باید زمان مناسب برای مشورت با مدیر UX و همچنین اطلاع‌رسانی به ذینفعان و رهبران در مورد پیشرفت کار را تعیین کند. حتی اگر تیم UX با تیم‌های محصول و مهندسی در این کار همکاری کند و مسئولیت‌ها را به اشتراک بگذارد، در نهایت مسئولیت اصلی بر عهده UX خواهد بود.
اما تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها به این معنا نیست که تا زمان بررسی نهایی یا عرضه طراحی، دیگر نیازی به ارتباط با یکدیگر نیست. لازم است که در طول مسیر، مرتباً با هم در تماس باشید. استفاده از نمودار RACI کمک می‌کند تا کارهای مختلف به درستی بین تیم‌ها هماهنگ شود و این اطمینان را ایجاد می‌کند که طراحی به عنوان یک فرآیند مستمر، نه فقط یک خدمت، در نظر گرفته شود.
مراحل همکاری در هر مرحله از فرآیند
مراحل زیر شامل همکاری بین مدیران محصول و طراحان است. ممکن است این مراحل در هر تیم محصول متفاوت باشد، اما هدف اصلی این است که به اهداف همکاری رسیده و از اشتباهات رایج در طول همکاری جلوگیری شود.
مرحله اول: شروع کار
همکاری بین مدیران محصول و طراحان UX، زمانی اتفاق می‌افتد که محصول نیاز به فرصت جدید یا بهبود داشته باشد. این نیاز می‌تواند شامل مواردی مانند اضافه کردن ویژگی جدید، بهبود محصول برای رقابت در بازار و یا نیاز به تغییر محصول باشد.
مرحله دوم: نقطه شروع
در این مرحله، مدیر محصول هدف یا وظیفه پروژه را با طراح به اشتراک می‌گذارد. طراح در طی گفت و گو با مدیر محصول، سعی می‌کند نیازها و نکات مهم در رابطه با پروژه را درک کند.
مرحله سوم: ایده‌پردازی
در مرحله سوم، همکاری طراح و مدیر محصول (مانند جلسات طراحی) شروع می‌شود. در این مرحله از ابزارها و روش‌های مختلفی برای ایده‌پردازی (مانند نقشه‌های همبستگی) استفاده می‌شود.
مرحله چهارم: تعیین جهت
این مرحله، به بررسی راه‌حل‌های ارائه شده برای مشکل پرداخته می‌شود.
مرحله پنجم: آزمایش
این مرحله‌ای مهم در فرآیند توسعه محصول است که در آن ایده‌ها، آزمایش و اعتبارسنجی می‌شود.
مرحله ششم: آماده سازی برای توسعه
در این مرحله تمامی تصمیمات طراحی باید ثبت شوند تا اعضای تیم به درستی درک کنند. همچنین باید مشخص شود هر نسخه از محصول، چگونه و چه زمانی پیاده‌سازی می‌شوند و این اطلاعات به صورت دقیق در دسترس اعضای تیم قرار گیرد.
مرحله هفتم: توسعه و پیاده‌سازی
زمانی که طراحی برای پیاده‌سازی آماده می‌شود، مدیران محصول و طراحان UX توسعه‌دهندگان را با مستندات آشنا می‌کنند.
۴ مزیت اصلی نمودار RACI
نمودار RACI به مدیریت بهتر پروژه‌های پیچیده کمک کرده و موفقیت تیم را تضمین می‌کند:
-
شفافیت نقش‌ها
با تعریف دقیق نقش‌ها با کمک نمودار RACI، سردرگمی، ابهام، و هم‌پوشانی در تیم کاهش می‌یابد. این امر باعث می‌شود همه اعضای تیم از وظایف خود آگاه باشند و مسئولیت‌ها به خوبی انجام شوند.
-
بهبود همکاری و تعامل
نمودار RACI، مشخص می‌کند که در طول پروژه چه افرادی باید با هم تعامل و همکاری داشته باشند. این امر ارتباطات را تقویت می‌کند، که بخش مهمی از هر پروژه تیمی است.
-
بهبود عملکرد تیمی
مشخص شدن نقش‌ها و مسئولیت‌ها در نمودار RACI، وظایف پروژه را واضح‌تر بیان می‌کند. این امر به روان‌تر و سریع‌تر شدن روند اجرای پروژه کمک می‌کند.
-
تقویت مسئولیت‌پذیری
قرار دادن وظایف در نمودار RACI باعث می‌شود اعضای تیم نسبت به وظایف خود مسئولیت بیشتری احساس کنند.
نتیجه‌گیری
استفاده از ماتریس RACI در فرآیند طراحی تجربه کاربری می‌تواند به عنوان یک ابزار کلیدی برای شفاف‌سازی نقش‌ها و مسئولیت‌ها در تیم‌های چند‌وظیفه‌ای عمل کند. با فراهم آوردن یک زبان مشترک و چارچوب واضح، RACI به تیم‌ها کمک می‌کند تا از سردرگمی و تداخل در وظایف جلوگیری کرده و همکاری موثرتری داشته باشند. هرچند ممکن است در طول زمان نیاز به RACI کمتر شود، اما این ابزار می‌تواند به عنوان نقطه شروعی برای بهبود مستمر در هماهنگی و نتایج محصول عمل کند. با ایجاد پایه‌ای محکم در نقش‌ها و مسئولیت‌ها، تیم‌های UX می‌توانند تمرکز خود را بر ارائه تجربه‌های کاربری بی‌نظیر و موفقیت‌آمیزتر معطوف کنند.
دیدگاه کاربران