چطور یه مستند قوی می‌تونه پیام رو بهتر منتقل کنه؟

زمستون گذشته، مسابقه طراحی داکس برگزار شد تا ببینیم چطور طراحان می‌تونن فراتر از ظاهر بصری یه محصول، توانایی‌های فکری و مهارت پرزنتشون رو هم به نمایش بذارن. شرکت‌کننده‌ها باید به‌طور واضح نشون می‌دادن که چطور مسئله رو درک کردن، چه روش‌هایی رو انتخاب کردن و با چه منطقی راه‌حل رو مشخص کردن. اگرچه خیلی از طرح‌ها از نظر بصری به هم شبیه بودن، اما تفاوت واقعی در نحوه ارائه و مستندسازی بود. بعضی پروژه‌ها به‌دلیل پرزنت منسجم و واضح، تونستن مسیر فکری طراح رو به‌خوبی منتقل کنن و همین باعث شد داورها رو جذب کنن. تو این گزارش، نکاتی که باعث شدن یک پرزنت حرفه‌ای و تاثیرگذار باشه رو مرور می‌کنیم:

۱. مستندسازی رو منسجم بنویس

مستندسازی خوب یعنی نوشته‌ها و فایل‌های ارائه طوری باشن که داور یا هر کسی که می‌خواد بررسی کنه، بدون سردرگمی و به سرعت بتونه مسیر طراحی رو دنبال کنه.

این یعنی:

• • استفاده از عنوان‌ها و زیرعنوان‌های واضح برای هر بخش
  • بولد کردن نکات کلیدی که توجه رو جلب کنه
  • خلاصه کردن بخش‌های مهم به صورت فهرستی یا تصویری

اما وقتی مستند شلوغ، پراکنده یا بدون ساختار باشه، حتی اگر محتوای ارزشمندی هم داشته باشه، کاربر به‌سختی می‌تونه اون رو درک کنه.

۲. داستان طراحیت رو قدم به قدم تعریف کن، فقط خروجی رو نشون نده

شما به‌عنوان طراح، علاوه بر نشون دادن طراحی نهایی، باید روند فکری و مراحل تصمیم‌گیری‌ رو هم با جزئیات توضیح بدی تا مخاطب، دقیق بفهمه این نتیجه چطور شکل گرفته.

این یعنی:

• • شروع کار و شناخت مسئله رو شرح بده.
  • انتخاب‌ها و تغییرات در طول مسیر طراحی رو توضیح بده.
  • بیان کن که چرا هر تصمیمی در طراحی گرفتی، نه که فقط بگی چه کارهایی انجام دادی.
  • روند کار رو مثل یک داستان که قدم به قدم پیش میره، تعریف کن.

اگر فقط نتیجه نهایی باشه و مسیر مشخص نباشه، داورها نمی‌تونن عمق کار رو درک کنن.

کامیار صفر قربانی برنده مسابقه قبلی داکس میگه:

همه مراحل کارم رو قدم به قدم در مستند آوردم، حتی زمانی که روش کارم رو تغییر دادم و از متد دیگه‌ای در طول انجام مسابقه استفاده کردم، اونو هم در پرزنت بطور واضح توضیح دادم.

۳. دلیل تصمیم‌ها را بگو؛ «چرایی» اون‌ها رو فراموش نکن

فقط نگو چی کار کردی، بلکه توضیح بده چرا اون تصمیم رو گرفتی تا داورها بفهمن چطور به نتیجه رسیدی.

این یعنی:

• • دلیل و تحلیل پشت هر انتخاب طراحی رو ارائه بده.
  • توضیح بده که چرا یک راه‌حل بهتر از بقیه بوده.
  • ارتباط تصمیم‌ها با نیازهای کاربر و مسئله رو نشون بده.
  • از نوشتن جملات کلی و بدون دلیل مثل: «با این کار طراحی ساده‌تر شد» اجتناب کن.

اگر این موضوع رو رعایت نکنی، طراحی مثل کاری بدون فکر و بدون پایه بنظر میاد. برای مثال، کامیار صفر قربانی در مستندش به‌صورت دقیق و کامل توضیح داده که چرا اون روش رو انتخاب کرده و چطور ازش استفاده کرده.

۴. بین مستندات و طراحی نهایی هماهنگی ایجاد کن

مستندات و فایل طراحی باید دقیقا با هم هماهنگ باشن و تغییرات در طراحی، در مستند هم دیده بشن.

این یعنی:

• • بین توضیحات و تصاویر طراحی همخوانی ایجاد کن.
  • تغییرات و اصلاحات در هر دو بخش (طراحی و مستند) رو نشون بده.
  • از تناقض یا تفاوت بین مستند و طراحی نهایی اجتناب کن.
  • با هماهنگی محتوا و ظاهر پروژه اعتماد داورها رو جلب کن.

اگر این هماهنگی نباشه، داورها ممکنه به کل کار شک کنن و اعتمادشون کم بشه. اینجا از پرزنت قوی یکی از شرکت‌کننده‌های مسابقه استفاده کردم تا نشون بدم با آوردن طرح در مستندش و همچنین شباهت زیاد طرح و مستندش چقدر تونسته هماهنگی ایجاد کنه.

۵. از زبان ساده در مستندات و پرزنتت استفاده کن

مستنداتت رو طوری بنویس که مخاطب راحت بخوندشون، مفاهیم رو سریع درک کنه و با اصطلاحات پیچیده مواجه نشه.

این یعنی:

• • از جملات کوتاه و روان استفاده کن.
  • از اصطلاحات تخصصی اجتناب کن یا در صورت استفاده به زبان ساده توضیح‌شون بده.
  • سعی کن متن نوشتاری مثل یک گفتگوی صمیمی و قابل فهم باشه.
  • به داورها کمک کن تا بدون تلاش زیاد، مفهوم کارتو درک کنن.

اگر زبان سخت باشه، احتمال داره داورها خسته بشن و از خوندن منصرف بشن. نمونه زیر یه مثال عالیه برای اینکه نشون بدیم زبان ساده و روان چقدر میتونه به درک بهتر مستند کمک کنه.

۶. خلاصه و مفید بنویس؛ مخاطب را خسته نکن

مطالب رو کوتاه و دقیق بگو، اطلاعات اضافی و تکراری نذار، تا خواننده راحت و سریع موضوع رو بفهمه.

این یعنی:

• • بخش‌های مهم در قالب فهرست یا نکات کلیدی رو خلاصه کن.
  • جملات و پاراگراف‌های طولانی و تکراری رو حذف کن.
  • از بولت‌پوینت و عناوین برای ساختاردهی بهتر استفاده کن.
  • به حجم محتوا برای حفظ تمرکز داور توجه کن.

مستندات طولانی و بی‌ساختار اغلب خواننده رو خسته یا گیج می‌کنن. در این مثال، شرکت‌کننده خیلی کوتاه و دقیق توضیح داده که چرا این پروژه رو انجام داده و چه هدفی رو دنبال می‌کرده.

۷. مستند رو مثل یک محصول در نظر بگیر؛ داورها رو مثل کاربر فرض کن

مستند و پرزنت کارت رو طوری آماده کن که برای داورها مثل یک محصول کامل و جذاب باشه، که راحت بتونن باهاش ارتباط برقرار کنند.

کامیار صفر قربانی(برنده مسابقه طراحی داکس) میگه:

مستند رو یه محصول در نظر بگیر و داورها رو کاربر فرض کن.

این یعنی:مفاهیم رو سریع درک کنه

• • ساختار منظم و طراحی جذاب برای مستنداتت در نظر بگیر.
  • روایت روان و گیرا بنویس که مخاطب رو تا آخر همراه کنه.
  • از عناوین واضح و تقسیم‌بندی مناسب استفاده کن.
  • از اطلاعات پراکنده و نامرتب در مستندت دوری کن.
  • تجربه کاربری مستند رو در نظر بگیر و اینو بدون که داورا کاربرای تو هستن.

اگر این نکات رعایت نشه، حتی بهترین طراحی‌ها هم ممکنه دیده و فهمیده نشن.

خب همینطور که در بالا گفتیم، برای پرزنت حرفه‌ای، فقط طراحی خوب کافی نیست؛ باید مسیر فکریت رو واضح، ساده و جذاب مستندسازی کنی، طوری که داورها راحت بفهمند چرا هر تصمیمی گرفتی و چطور به نتیجه رسیدی. حجم محتوا را کنترل کن و مستنداتت را مثل یک محصول طراحی کن تا مخاطب از اول تا آخر با علاقه همراهت بیاد. این کار، کلید دیده شدن و موفقیت در مسابقه است.